Zwei Monate KI-Telefonie: 9 Praxen, 1.249 Anrufe und viele Erkenntnisse

Seit dem Start Anfang April haben bereits 9 Praxen und Institute die treatsoft KI-Telefonassistenz in ihren Alltag integriert. In dieser Zeit wurden 1.249 Anrufe entgegengenommen und insgesamt 1.679 Minuten telefoniert. Dabei haben wir nicht nur viel über die Technologie gelernt, sondern vor allem über die Fragen, die Praxen und Therapeuten tatsächlich beschäftigen. Die häufigsten davon haben wir hier für euch zusammengefasst.

Wollen Patient:innen überhaupt mit einer KI telefonieren?

Diese Frage hören wir am häufigsten. Unsere Erfahrung aus den ersten Wochen zeigt: Patient:innen akzeptieren KI-Telefonie dann, wenn sie schnell zu ihrem Ziel kommen. Seit dem Launch Anfang April wurden bereits über 1.249 Anrufe von der treatsoft KI-Telefonassistenz entgegengenommen. Für die meisten Anrufer steht dabei nicht die Technologie im Vordergrund, sondern die Frage: Bekomme ich schnell einen Termin oder die gewünschte Information?

Ersetzt die KI Telefonassistent:innen oder Mitarbeiter:innen?

Nein. Bei den bisher angebundenen Praxen wurden durch die Einführung der KI-Telefonassistenz keine Arbeitsplätze reduziert. Die KI übernimmt vor allem organisatorische Aufgaben wie Terminvereinbarungen oder Standardanfragen. Dadurch können sich Therapeut:innen stärker auf ihre Behandlungen konzentrieren und Assistenzen mehr Zeit für die Patienten vor Ort aufbringen.

Kann die KI Termine tatsächlich selbst buchen?

Ja. Die KI kann Termine direkt in treatsoft buchen, verschieben und stornieren. Dabei berücksichtigt sie die verfügbaren Zeiten im Kalender und die jeweiligen Einstellungen der Praxis.

Kann die KI auch komplexere Terminserien verwalten?

Ja. Neben Einzelterminen kann die KI auch ganze Buchungsserien anlegen, ändern oder stornieren. Dabei können unterschiedliche Leistungen, Therapeuten, Standorte und Terminintervalle berücksichtigt werden.

Was passiert, wenn aktuell kein Termin frei ist?

In diesem Fall kann die KI den Patienten auf eine Warteliste setzen. Sobald ein passender Termin frei wird, kann die Praxis darauf reagieren oder künftig auch automatisierte Benachrichtigungen nutzen.

Erkennt die KI bestehende Patienten?

Ja. Die KI kann Anrufer anhand ihrer Telefonnummer erkennen und Gespräche entsprechend personalisieren. Je nach Einstellung der Praxis kann die Kommunikation dabei beispielsweise per Du oder per Sie erfolgen.

Wie verhält sich die KI bei ungewöhnlichen Fragen?

Natürlich kann eine KI nicht wie ein Mensch denken. Durch intelligente Entscheidungsbäume und hinterlegte Wissensdatenbanken kann sie jedoch viele Situationen strukturiert bearbeiten.

In der Praxis zeigt sich sogar, dass manche Patienten die KI bewusst testen – etwa indem sie nach Witzen fragen oder herausfinden möchten, ob wirklich eine KI am anderen Ende der Leitung sitzt. Dabei bleibt die Assistenz stets freundlich und sachlich.

Funktioniert die KI auch außerhalb der Öffnungszeiten?

Ja. Die KI-Telefonassistenz ist rund um die Uhr erreichbar – auch abends, am Wochenende oder an Feiertagen. Gerade Erstkontakte erfolgen häufig außerhalb klassischer Praxiszeiten.

Warum ist die Integration in treatsoft so wichtig?

Viele KI-Telefonielösungen arbeiten als separates System neben der eigentlichen Praxissoftware. Die treatsoft KI-Telefonassistenz ist direkt mit Kalendern, Leistungen, Therapeuten und Standorten verbunden. Dadurch entstehen keine Medienbrüche und Informationen sind in Echtzeit verfügbar.

Wie aufwendig ist die Einrichtung?

Anschließend können individuelle Anpassungen wie Name, Stimme, häufige Fragen oder zusätzliche Wissensinhalte der Praxis hinterlegt werden. Die Einrichtung erfolgt gemeinsam mit unserem Team und benötigt in der Regel weniger als 30 Minuten.

Wie viele Praxen nutzen die KI bereits?

Per Ende Mai nutzen bereits neun Praxen und Institute die KI-Telefonassistenz von treatsoft. Darunter befinden sich unterschiedliche Einrichtungen des Gesundheitswesens – vorwiegend Gemeinschaftspraxen mit einem oder mehreren Standorten.

Wie geht es weiter?

Technisch kann die KI bereits heute nicht nur Anrufe entgegennehmen, sondern künftig auch selbst aktiv Patienten kontaktieren. Beispielsweise wenn Termine kurzfristig frei werden oder Ausfälle neu organisiert werden müssen. Die Entwicklung der KI-Telefonassistenz wird laufend gemeinsam mit Praxen und Anwendern weitergeführt.